我們經(jīng)常會(huì)在Office Excel2016中輸入不同格式的數(shù)據(jù)，用來(lái)表達(dá)不同的含義，比如百分比經(jīng)常用來(lái)表達(dá)趨勢(shì)的變化，積分?jǐn)?shù)字表達(dá)不同級(jí)別等等。不過(guò)依靠傳統(tǒng)數(shù)字并不能直觀地表達(dá)出實(shí)際變化，所以我們需要靈活用好單元格自定義格式，讓數(shù)字具有更加形象的效果。

 

手機(jī)號(hào)碼自定義分段顯示

平時(shí)我們輸入員工手機(jī)號(hào)碼的時(shí)候，為了方便識(shí)別經(jīng)常使用分段的形式，不過(guò)分段的時(shí)候如果手動(dòng)加入空格，既不方便也會(huì)破壞原來(lái)的數(shù)據(jù)形式，所以下面教大家一個(gè)設(shè)置自定義分段顯示的方法。

選中需要輸入卡號(hào)的單元格，右擊選擇“設(shè)置單元格格式”，在分類列表中選擇“自定義”，接著在右側(cè)類型下輸入“000 0000 0000”，即將手機(jī)號(hào)碼分段顯示為類似“139 1234 5678”的形式（圖1）。

 

圖1 自定義顯示

 

以后我們?cè)僭趩卧裰休斎胧謾C(jī)號(hào)，輸入完成后每個(gè)號(hào)碼就會(huì)自動(dòng)顯示為上述示例的三段式，更方便我們對(duì)手機(jī)號(hào)碼的識(shí)別了（圖2）。

 

圖2 手機(jī)號(hào)碼分段顯示

 

小提示：對(duì)于身份證號(hào)碼、銀行卡號(hào)等較長(zhǎng)的數(shù)字，Excel會(huì)顯示為科學(xué)記數(shù)法，這時(shí)我們就只能設(shè)置為文本格式，然后手動(dòng)輸入間隔了。

 

數(shù)值單位自定義顯示

日常統(tǒng)計(jì)中對(duì)于一些較大數(shù)字，為了方便核查，可以使用自定義的數(shù)值單位進(jìn)行顯示，假設(shè)某張數(shù)值表中銷(xiāo)售額都在十萬(wàn)以上，此時(shí)就可以自定義數(shù)值單位為“萬(wàn)”，這樣更方便直觀地看到銷(xiāo)售額。

首先選中銷(xiāo)售數(shù)據(jù)列，然后右擊進(jìn)入單元格自定義設(shè)置，在自定義格式中添加一個(gè)“0!.00,"萬(wàn)"”的類別（注意不含外側(cè)中文引號(hào)，里面的數(shù)值單位要用半角雙引號(hào)標(biāo)注）。設(shè)置完畢，以后我們輸入的銷(xiāo)售數(shù)值就會(huì)自動(dòng)添加上“萬(wàn)”的單位顯示，查看起來(lái)更方便了（圖3）。

 

圖3 添加自定義單位顯示

 

需要注意的是，這里單位值“萬(wàn)”是任意設(shè)置的文本，因此在使用這類數(shù)值單位時(shí)一定要根據(jù)實(shí)際數(shù)值設(shè)置，比如可以設(shè)置為“十萬(wàn)”、“百萬(wàn)”，設(shè)置什么就顯示什么。使用同樣方法可以在數(shù)值前面添加字符，比如在銷(xiāo)售額前添加“華南市場(chǎng)”，將會(huì)顯示為“華南市場(chǎng)56萬(wàn)”字樣（圖4）。

 

圖4 其他自定義顯示

 

自設(shè)代碼讓數(shù)值轉(zhuǎn)為等級(jí)顯示

在對(duì)一些數(shù)據(jù)進(jìn)行考核的時(shí)候，我們經(jīng)常要將一定數(shù)值范圍的數(shù)據(jù)歸為某一類別，比如某移動(dòng)公司將用戶月消費(fèi)數(shù)據(jù)分成0～50、51～99及100以上三檔，分別將他們定義為普通客戶、中級(jí)客戶和VIP客戶，針對(duì)不同級(jí)別提供不同的服務(wù)。當(dāng)各位客戶的月度消費(fèi)數(shù)據(jù)匯總后，借助自定義數(shù)據(jù)就可以快速將不同數(shù)據(jù)區(qū)間的用戶轉(zhuǎn)化為上述級(jí)別顯示。

選中消費(fèi)數(shù)據(jù)列，右擊進(jìn)入單元格自定義設(shè)置，在自定義格式中添加下列格式：

[>99]"VIP客戶";[<50]"普通客戶";"中級(jí)客戶"

這里使用“[]”設(shè)定條件，語(yǔ)句的寫(xiě)法類似IF函數(shù)，但是不用考慮什么嵌套（圖5）。

 

圖5 自定義格式代碼

 

使用上述自定義格式后，原來(lái)的數(shù)值就會(huì)自動(dòng)根據(jù)代碼顯示為對(duì)應(yīng)的級(jí)別，不過(guò)定位到單元格后仍然可以看到實(shí)際的數(shù)字，這樣的顯示不會(huì)影響原來(lái)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、排序等應(yīng)用（圖6）。

 

圖6 數(shù)字顯示為級(jí)別

 

當(dāng)然Office Excel2016的單元格支持很多代碼，我們可以根據(jù)自己的實(shí)際需要使用其他代碼實(shí)現(xiàn)更多的自定義，并且這個(gè)代碼格式是可以填充或者復(fù)制的，比如可以直接下拉進(jìn)行格式的填充，或者使用格式刷快速進(jìn)行同類需求數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換（圖7）。

圖7 使用格式刷

 

“數(shù)據(jù)變色+箭頭”讓升降更直觀

我們經(jīng)常使用一些數(shù)字來(lái)表示趨勢(shì)，常見(jiàn)的如使用百分比表示增長(zhǎng)率等。不過(guò)使用簡(jiǎn)單的數(shù)字還是無(wú)法直觀表達(dá)趨勢(shì)的變化，下面讓我們?cè)囋?ldquo;數(shù)據(jù)變色+箭頭”的方法，讓表達(dá)更完美。

這里我們使用上下箭頭來(lái)表達(dá)增長(zhǎng)率，并且將負(fù)增長(zhǎng)數(shù)字變?yōu)榧t色顯示。首先在任意單元格使用輸入法的特殊符號(hào)輸入“↑”和“↓”的形狀，同上進(jìn)入自定義格式設(shè)置后，在自定義格式輸入下列代碼：

[黑色]"↑"同比增加 0.00%;[紅色]"↓"同比減少 0.00%

這樣當(dāng)我們?cè)趩卧褫斎氚俜直仍鲩L(zhǎng)率數(shù)值時(shí)，正增長(zhǎng)率前就會(huì)添加黑色向上箭頭和同比增加字樣，反之，負(fù)增長(zhǎng)率則會(huì)以紅色向下箭頭表示，如此一來(lái)數(shù)據(jù)就更加直觀明了了（圖8）。

 

圖8 自定義顯示“數(shù)據(jù)變色+箭頭”